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vie privée

DONNÉES DES VOLONTAIRES

Découvrez la politique de protection des données à caractère personnel des volontaires de la Croix-Rouge de Belgique

Les données à caractère personnel relatives aux volontaires sont traitées par le Département Volontariat de la Croix-Rouge de Belgique, responsable de traitement, ayant son siège social à 1180 Uccle, Rue de Stalle n°96 et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0406.729.809. Elles sont enregistrées et accessibles pour consultation ou modification via une application appelée « Fichier des volontaires ».

1. Données traitées :

Les données mentionnées ci-après sont traitées par la Croix-Rouge de Belgique conformément à la loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et au Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD).

Elles sont toutes destinées à assurer la gestion du volontariat.
Aucune donnée sensible n’est encodée.

  •  Informations permettant d’identifier et de contacter la personne :
    Nom, prénom, genre, date de naissance, adresse mail, adresse postale, numéro de téléphone
    Pour certaines activités particulières (Service d’Intervention Psychosociale Urgente) : nationalité.
    Pour certaines activités particulières (secours) : numéro de registre national.
  • Informations relatives au statut de volontaire Croix-Rouge de la personne :
    Numéro de matricule, login, adresse mail personnel Croix-Rouge, mesures et sanctions disciplinaires
    Le cas échéant, date de sortie éventuelle, numéro de gsm Croix-Rouge, adresses mail fonctionnelles.
  • • Informations liées à l’activité Croix-Rouge du volontaire :
    Fonctions et/ou mandats occupés, formations suivies, distinctions acquises, droit au défraiement forfaitaire,
    Pour certaines activités particulières où la loi l’exige (transports) : le fait de savoir si le volontaire dispose ou non d’une sélection médicale en ordre de validité.
    Pour certaines activités particulières pour lesquelles des risques de santé existent (Secours par exemple) : le fait d’avoir été vacciné contre l’hépatite B.
  • Informations permettant de connaître le profil de la personne :
    Occupation actuelle, niveau d’études, diplôme, secteur professionnel, langues parlées, compétences

Les données sont communiquées par le volontaire au moment de son inscription. Des données complémentaires seront encodées au fur à mesure de son parcours en tant que bénévole à la Croix-Rouge (activités, formations, mandats, fin de volontariat,..) et des changements liés à sa situation personnelle (changement d’adresse, de mail,…).

2. Fondement juridique et finalités

Lorsque vous vous engagez comme volontaire, vos données à caractère personnel sont traitées par la Croix-Rouge de Belgique sur base de l’intérêt légitime fondé sur la relation pertinente et appropriée entre la personne concernée (le volontaire) et le responsable du traitement (la Croix-Rouge de Belgique) dans des situations telles que la personne concernée est au service de la Croix-Rouge de Belgique, laquelle a délégué au Département Volontariat, la responsabilité du traitement (GDPR Art.6(f) et considérant 47),

Le traitement des données (à caractère personnel ou non) des volontaires est réalisé pour poursuivre les finalités suivantes :

  • Disposer des coordonnées personnelles des volontaires pour :
    – leur garantir une couverture d’assurance,
    – émettre la carte de volontaire,
    – créer leur login et adresse mail nominative Croix-Rouge.
  • Disposer des coordonnées de contact pour :
    – les contacter pour l’organisation de leurs activités, pour les convoquer aux réunions et assemblées,
    – les tenir informés concernant l’activité dans laquelle ils sont engagés, les activités et les projets de leur entité locale, de la Croix-Rouge et du Mouvement international (par voie électronique, postale, journal, newsletter).
  • Etablir les listes de volontaires par province et par entité pour :
    – organiser les assemblées et, en particulier, établir les convocations en période d’élections statutaires
  • Disposer d’informations concernant les fonctions occupées et les formations suivies
    L’enregistrement de ces informations permet d’avoir une vue d’ensemble par secteur d’activités, mais aussi de prévoir les recyclages.
  • Etablir le parcours du volontaire en vue d’établir une attestation de bénévolat:
    date d’entrée, date de sortie, période de suspension d’activité, fonctions occupées, formations suivies, mesures ou sanctions disciplinaires
  • Gérer les distinctions honorifiques
  • Etablir un certain nombre d’indicateurs :
    entrées et sorties, âge moyen, répartition en genre, niveau d’enseignement, ancienneté et ce, pour l’ensemble de la Croix-Rouge, par province, par secteur d’activité, etc.

3. Droit d’information

Sur le formulaire par lequel chaque volontaire communique ses données à caractère personnel au moment de son engagement, est mentionné l’existence de la présente politique de protection de la vie privée – Volontaires et le moyen d’en prendre connaissance.

Le volontaire est également informé qu’il peut consulter les données conservées sur sa fiche personnelle dans le fichier des volontaires, y faire les modifications de données de contact et demander des modifications pour les données non éditables.

4. Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à ce que vos données de contact soient utilisées pour vous adresser les newsletters ou le journal « ma Croix-Rouge ». Dans ce cas, il vous suffit d’adresser un courriel à service.volontariat.be ou encore de remplir les formulaires repris ci-dessous.

5. Durée de conservation

Les données traitées sont conservées pendant toute la durée de l’engagement au sein de la Croix-Rouge de Belgique et pour une durée de 5 ans après la date de fin d’engagement.

Lorsqu’une fin d’engagement survient par suite d’une décision d’exclusion, les données suivantes sont conservées de manière illimitée : matricule, nom, prénom, date de sortie, date de la décision d’exclusion, entité qui a pris la décision. La conservation de ces données permet d’éviter de réintégrer une personne ayant manifesté un comportement inacceptable en regard du règlement d’ordre intérieur de la Croix-Rouge de Belgique.

6. Destinataires

Les données enregistrées dans le fichier des volontaires sont traitées par des permanents et des volontaires en charge de tâches d’administration, de coordination ou d’encadrement.
Le Département Volontariat est responsable de conférer l’accès au fichier des volontaires.
La gestion de profils d’accès permet de limiter leur visibilité aux fiches des volontaires qui sont liés à leur domaine d’opérations.

Les utilisateurs de ces données doivent s’engager à respecter les consignes suivantes :
· Prendre les mesures nécessaires pour que les données soient exactes et mises à jour
· Utiliser les données exclusivement dans le cadre de la gestion des volontaires et du volontariat. Elles ne peuvent être utilisées à aucune autre fin.
· Ne pas communiquer les données à des tiers.
· Communiquer à tout volontaire qui en ferait la demande, un extrait de ses données enregistrées dans le fichier des volontaires via l’onglet « Télécharger une fiche »
En cas de non-respect de ces consignes, le directeur général prend des mesures ou sanctions disciplinaires. Le non-respect de ces règles peut conduire à des poursuites judiciaires.

7. Communication des données à des tiers

Les données enregistrées dans le fichier des volontaires sont destinées à l’usage interne de la Croix-Rouge. La seule exception concerne l’envoi des cartes de volontaire et du journal assuré par un sous-traitant à partir de fichiers contenant les données postales des volontaires actifs.

8. Stockage

Les données sont conservées dans une base de données. La Croix-Rouge de Belgique est l’unique propriétaire de la base de données et de l’infrastructure sur laquelle cette dernière est hébergée.

9. Transfert hors UE :

Aucune donnée n’est transmise hors de l’Union Européenne. Aucun transfert n’est opéré hors de la base de données liée au fichier des volontaires

10. Droits des volontaires :

Si, à n’importe quel moment, vous estimez que la Croix-Rouge de Belgique ne respecte pas votre vie privée, vous pouvez lui adresser un courrier postal à l’adresse 1180 Uccle, Rue de Stalle n°96, un courriel à l’adresse dpd@croix-rouge.be ou remplir les formulaires repris ci-dessous et contacter le délégué à la protection des données. La Croix-Rouge de Belgique mettra tout en œuvre pour déceler et corriger le problème.

En remplissant les formulaires ci-dessous ou moyennant demande écrite datée et signée adressée à la Croix-Rouge de Belgique, et la preuve de votre identité, vous pouvez obtenir, gratuitement s’il s’agit d’un volume raisonnable, le cas échéant par voie électronique, les données à caractère personnel vous concernant ainsi que, le cas échéant, la rectification ou l’effacement de celles qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes, ou la limitation du traitement.

Si aucune suite n’a été réservée à la demande 30 jours après son introduction, elle sera considérée comme rejetée. Vous pouvez également vous adresser ou déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (1000 Bruxelles, Rue de la Presse 35, Tél. + 32 2 274 48 00 – Fax. + 32 2 274 48 35 – contact@apd-gpa.be) pour l’exercice de ces droits).

Gérer vos données

Vous souhaitez consulter, modifier ou supprimer vos données à caractère personnel gérées par la Croix-Rouge de Belgique? Vous pouvez adresser votre requête via le formulaire ci-dessous.

UN DÉLÉGUÉ À VOTRE DISPOSition

Pour poser vos questions au Délégué à la Protection des Données de la Croix-Rouge de Belgique, n'hésitez pas à remplir ce formulaire. Ce formulaire concerne uniquement la gestion et la protection des données à caractère personnel conformément à la RGPD. Pour toute autre question ou demande auprès de la Croix-Rouge de Belgique, merci de vous adresser au service concerné via la page Contact.

  • Précisez votre demande au sujet de vos données personnelles